一、明确沟通的目的很重要
传递核心信息的关键对话
人们日常对话内容五花八门,可工作常见的内容寥寥数个。传递核心关键信息,让每次沟通变成关键的对话。
沟通前想清楚你的问题是什么,将工作内容描述清楚,工作中常见的沟通的内容如下:
事情的原因
预期目的和目标
遇到的问题
解决的方法
取得的结果
需要的支持
沟通结论
在实际工作中不同的职业有不同的沟通内容,总结本职位的沟通内容能帮助自己更好地进行表达。甚至从职场沟通拓展至业务谈判,更好地说服和影响同事或合作伙伴。
二、依托媒介的沟通
1. 从信息输出媒介区分
讲话:一般情况下,人讲话的语速为160~180字/分钟;情绪激动的情况下,人讲话的语速可达250~300字/分钟;
文字:而熟练打字的白领,用键盘打字速度为50~70字/分钟;手机的屏幕小,操作不方便,打字速度小于50~70字/分钟。
讲话和文字内容相同,速度有别。所以当选择文字沟通应避免口语化,不要想说什么就写什么,用足够的时间将信息整合凝练,否则同样的口语讲话要用3倍的速度输出。
2. 从信息传递媒介区分
对话:能当面沟通的条件下使用。时效性最强,触达最快,面对面交流能感知到沟通对象的说话语气、身体语言,接受除沟通内容本身的额外情感信息。但是没有记录沟通内容的,如需记录交谈结论,可以通过钉钉或邮件记录,避免日后纠纷;
电话:身处异地、没有当面沟通的条件,但需要说清楚的紧急情况下使用。能感知沟通对象的说话语气,并通过录音记录沟通内容;
社交工具(钉钉、微信群):钉钉作为移动办公平台,是企业常见的沟通协作工具;
邮件:邮件是职场中严肃而正式的沟通方式。用于记录沟通结果、宣贯日常事务、向同事和领导汇报工作。
三、建立不同场景的沟通模型
不同的场景秉持的态度、技巧不同,建立通用的沟通模型,套用模型减少差错,确保沟通顺利进行。
先沟通再输出方案是头脑风暴,先输出方案再沟通是组织会议。
1. 头脑风暴
模型:组织会议+自由表达+总结陈词
技巧:头脑风暴是为了碰撞思想的火花,贡献集体智慧。组织者调动积极性,引导参与者发挥想象充分发言;参与者应积极贡献观点,切忌批判观点。
2. 组织会议
模型:准备材料+通知会议+组织会议+会议纪要
技巧:会议前准备好会议材料(讨论的问题和解决问题的方案)、和同事确认会议时间并发送会议邀请;.会议中说明会议背景、总结结论;会议后输出会议纪要并邮件发送、抄送给相关同事和领导。